Frequently Asked Questions

FAQ

Für Beginner:

Kickstart

Wie kann ich den Preis im DIRS21 Office eingeben?

Preise können Sie in Ihrem DIRS21 Office auf drei verschiedene Arten einstellen. Falls Sie das DIRS21 Office über eine Hotelsoftware pflegen, sollten Sie zuvor mit Ihrem Hotelsoftware-Anbieter sprechen, ob die Preise an das DIRS21 übermittelt werden. Wenn das der Fall sein sollte geben Sie bitte keine Preise im DIRS21 Office ein.

Eingeben können Sie die Preise in Ihrem DIRS21 Office unter „Kontingente & Raten“ bei den Punkten „Kontingentpflege Individuell“, „Kontingentpflege Zeitraum“ und „Kontingentpflege Jahresübersicht“. Die „Kontingentpflege Individuell“ ist auch immer Ihre Startseite. Sie sehen hier immer einen Überblick über die aktuelle Woche und die Detailinformationen zu den einzelnen Zimmern direkt unter dem Kalender. Hier können Sie die Preise (und auch andere Daten) individuell für bestimmte Tage und Zimmer einpflegen. Geben Sie in den entsprechenden Kästchen die neuen Werte ein und Speichern Sie anschließend Ihre Eingaben rechts oben über den Speichern-Button ab. Bitte beachten Sie, dass sich die „Kontingentpflege Individuell“ lediglich für die Eingabe und Änderung einzelner Tage und Daten eignet. Nutzen Sie die „Kontingentpflege Zeitraum“ um größere Zeiträume zu ändern. Dazu klicken Sie in Ihrem DIRS21 Office „Kontingente & Raten“ und auf den Unterpunkt „Kontingentpflege Zeitraum“. In den blauen Kasten auf der linken Seite können Sie eingeben für welche Tage und Zeiträume Ihre Eingaben gelten sollen. Falls Sie zwei Zeiträume mit denselben Daten pflegen möchten können Sie auf das Plus für „Zeitraum hinzufügen klicken“. Es öffnen sich dann zwei weitere Datumszeilen über die Sie einen neuen Zeitraum eingeben können. Mittig in der grauen Tabellen können Sie nun Ihre neuen Daten eingeben. Falls Sie nur den Preis ändern möchten tragen Sie auch bitte nur in der Spalte Preis den gewünschten Zimmerpreis ein. Einen anderen Wert müssen Sie dann nicht eingeben, da nur das überschrieben wird, was Sie eingetragen haben. Speichern Sie auch hier wieder Ihre Daten ab. Über den Button „Saisonzeiten“ können Sie auch spezielle Zeiträume aufrufen, die Sie bereits unter „Einstellungen“ bei „Saisonzeiten & Messen“ definiert haben. Sobald Sie die Daten abgespeichert haben leeren sich alle Felder wieder. Um Ihre Eingaben zu überprüfen, können Sie ebenfalls unter „Kontingente & Raten“ auf den Menü-Punk

t „Kontingentpflege Jahresübersicht“ klicken. Sie sehen dann einen Jahreskalender, der Ihnen zu einzelnen Zimmern detaillierte Informationen zu Verfügbarkeit, Preise und Mindestnächten farblich darstellt. Auch hier können Sie die Pflege der Preise vornehmen. Dazu können Sie entweder einen einzelnen Tag an klicken und dort den Preis direkt abändern oder Sie klicken rechts oben auf „Zeitraum ändern“. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie einen Zeitraum und den neuen Preis eingeben können. Die Daten die Sie hier eingeben gelten aber nur für den einen Zimmertypen, den Sie in der Leiste „Zimmertypen“ angeklickt haben. Auch hier müssen Sie wieder auf Speichern klicken, damit Ihre Änderungen übernommen werden.

Auf direktem Weg buchen:

Online Buchungssystem

Wie kann ich auf meiner Homepage einen anderen Preis anbieten, als bei den Portalen?

Um einen anderen Preis an die Portale zu senden, wie den, welchen Sie auf Ihrer Homepage anbieten, nutzen Sie bitte die Raten. Sie können eine Portalrate in Ihrem DIRS21 Office unter „Kontingente & Raten“ bei „Raten“ einstellen. Dazu klicken Sie rechts oben auf „Neu“. Es öffnet sich dann ein neues, blaues Fenster bei Ihnen. Geben Sie hier bitte einen Namen für die Rate ein. Den Namen den Sie hier geben, wird nicht an die Portale übermittelt, sondern ist lediglich für Sie ersichtlich. Die weiteren Felder unter den Grunddaten müssen Sie nicht ausfüllen, da das Einstellungen für Raten sind, die über Ihre eigene Homepage mit Code buchbar sein sollen. Entfernen Sie den Haken untern bei „DIRS21 Buchungsmodule aktivieren/deaktivieren“ damit Ihre Portalrate nicht zusätzlich auf Ihrer Homepage erscheint. Speichern Sie anschließend Ihre Einstellungen zum ersten Mal ab. Wenn der Speicher-Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde können Sie rechts oben auf „Neu“ klicken. Es öffnet sich dann ein orangefarbenes Eingabefeld. Hier können Sie zuerst auswählen, von wann bis wann der Preis gelten soll. Wenn Sie eine Portalrate anlegen, sollte der Zeitraum bei einem gleichbleibenden Standardpreis durchgängig sein. Haben Sie unterschiedliche Saisonzeiten geben Sie bitte die entsprechenden Zeiträume ein. Unter der Eingabe der Zeiträume können Sie noch auswählen, ob der Status des Zeitraums „verfügbar“ oder „geschlossen“ sein soll. Geschlossene Zeiträume können Sie dann setzen, wenn Sie wünschen, dass diese Rate in dem geschlossenen Zeitraum nicht verkauft werden soll. Anschließend können Sie die Preise beziehungsweise Auf- oder Abschläge eingeben. Hierzu haben Sie kleine Kästchen mit einem nach unten zeigenden Pfeil. Über dieses Drop-Down-Menü können Sie auswählen ob Sie einen Abschlag (Minus), einen festen Preis (kein Vorzeichen) oder einen Aufschlag eingeben (Plus). Die Auf- bzw. Abschläge orientieren sich immer am DIRS21 Standardpreis und können sich auf keine andere Rate beziehen. Wenn

Sie das entsprechende Vorzeichen ausgewählt haben können Sie nun einen Wert in die länglichen Kästchen eintragen.

Tipp: Wenn Sie wünschen, dass der selbe Preis an die Portale übermittelt wird, wie bereits in der DIRS21 Standardrate eingegeben wurde, stellen Sie einfach + oder – 0% oder EUR ein. Dann wird immer 0% oder EUR auf den bereits vorhandenen Preis auf- oder abgerechnet.

Wenn Sie nun den Wert eingeben z.B. +5 können Sie über das Drop-Down-Menü hinter den länglichen weißen Kästchen auswählen ob dieser Wert ein Prozent- oder ein Eurobetrag ist. Speichern Sie auch nun wieder Ihre Einstellungen rechts oben ab. Unter dem Reiter „Einstellungen je Vertriebsweg“ finden Sie einige Feineinstellungen für Ihre neue Rate. Gerne können Sie sich für detailliertere Informationen unsere Video-Tutorial „Raten“ anschauen. Für das weitere Einstellen unserer Portalrate ist das allerdings nicht zwingend notwendig. Schließen Sie nun die Rate über das kleine X in der rechten oberen Ecke des Fensters. Um die Rate dann mit den Portalen zu verknüpfen klicken Sie bitte in Ihrer Navigationsleiste auf „Vertrieb“ und auf den Unterpunkt „DIRS21 channelswitch“. Je nachdem welche Schnittstellen Sie haben erscheint bei Ihnen ein anderes Portal zuerst. Öffnen Sie sich die Rate, mit der Sie gern Ihre neue Portalrate verknüpfen möchten, über das Stiftsymbol davor. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie auf der rechten Seite im Bereich „Preiseinstellungen“ bei „Rate“ Ihre neue Portalrate auswählen. Speichern Sie auch diese Einstellungen rechts oben ab. So können Sie auch z.B. Frühbucherraten, Messeraten oder auch HotDeals anlegen und mit Ihren Raten bei den Portalen verknüpfen. Wichtig ist hier nur, dass die Raten auch alle immer bei den Portalen existieren, da Sie diese sonst nicht im DIRS21 Office verknüpfen können.

Warum sind an einem ausverkauften Tag Verfügbarkeiten im DIRS21 Office geladen?

Falls Sie einmal bemerken, dass an einem Tag Verfügbarkeiten im DIRS21 Office geladen sind, an dem Sie eigentlich bereits ausverkauft sind, kann das mehrere Gründe haben. Bitte überprüfen Sie daher folgende Punkte: 1. Sind die Verfügbarkeiten in der Hotelsoftware geschlossen? Wenn Sie die Verfügbarkeiten in Ihrem DIRS21 Office auf 0 setzen, Verfügbarkeiten aber noch in Ihrer Hotelsoftware vorhanden sind, wird Ihre Hotelsoftware uns die dort geladenen Verfügbarkeiten immer wieder zu senden. Das betrifft Sie aber natürlich nur, wenn Ihr Belegungsprogramm mit dem DIRS21 verbunden ist. Dasselbe gilt natürlich auch dann, wenn Sie die Verfügbarkeiten direkt im DIRS21 freigeben. Bitte geben Sie daher keine Zimmer bei uns frei, bzw. schließen diese, falls Ihre Hotelsoftware angeschlossen ist. 2. Haben Sie eine Umbuchung erhalten? Umbuchungen müssen das Kontingent für den Umbuchungsprozess wieder in den Verkauf geben. Eine Umbuchung wäre technisch sonst nicht möglich für Ihren Gast. Wenn ein Gast also dann bei Ihnen umbucht und z.B. seinen Aufenthalt verkürzt, werden die Verfügbarkeiten an den Tagen an denen er doch nicht in Ihrem Hotel bleibt wieder in den Verkauf gegeben. 3. Haben Sie eine Stornierung von einem Portal erhalten? Bei manchen Portalen ist es vertraglich zwischen Ihnen und dem Portal geregelt, dass die Kontingente nach einer Stornierung einer Buchung von diesem Portal automatisch wieder in den Verkauf geht. Ihre Hotelsoftware kann dann im automatischen Datenabgleich die verfügbaren Zimmer nicht automatisch wieder schließen. Es muss dann ein manueller Datenabgleich von Ihnen durchgeführt werden oder Sie stellen das Kontingent in Ihrem DIRS21 wieder auf 0. Diese Funktion kann nicht vollständig von unserer Seite deaktiviert werden. Sprechen Sie dazu mit Ihrem Account Manager des jeweiligen Portals und geben Sie uns dann nochmal Bescheid, damit wir eventuelle Anpassungen für Sie vornehmen können.

Auf anderen Wegen buchen:

Channelswitch

Wie können die Portale verknüpft werden?

Um die Channels zu verknüpfen klicken Sie in Ihrem DIRS21 auf „Vertrieb“ und auf den Unterpunkt „DIRS21 channelswitch“. Dort haben Sie in der hellblauen Leiste direkt unter der Seiten-Überschrift alle Channels aufgeführt, die bereits für Ihren DIRS21 Account freigeschaltet wurden. Klicken Sie bitte auf den Channel, den Sie gerne verknüpfen möchten. Die Channels können unterschiedlich aufgebaut sein. Z.B. ist bei HRS und Booking immer zuerst eine „Zimmerverknüpfung für alle Raten“ zu machen, bevor Sie die eigentlichen Raten verknüpfen können. Bei Portalen wie z.B. Tomas oder Expedia gibt es diese Vorverknüpfung nicht, hier können Sie die Raten direkt verknüpfen. Je nachdem welches Portal Sie verknüpfen wollen, müssen Sie also eventuell zuerst die „Zimmerverknüpfung für alle Raten“ verknüpfen. Öffnen Sie sich die über das Stiftsymbol. In dem neuen Fenster, dass das bei Ihnen erscheint können Sie nun zu den jeweiligen Portal-Zimmern die dazugehörigen DIRS21-Zimer auswählen. Bei HRS kommt noch die Besonderheit dazu, dass Sie hier ein HRS-Zimmer mit mehreren DIRS21-Zimmern verknüpfen könnten. Wenn Sie die Verknüpfung soweit vorgenommen haben, speichern Sie die Einstellungen bitte ab. Sie können dann die „Zimmerverknüpfung für alle Raten“ schließen und die Raten verknüpfen. Öffnen Sie sich dazu die Raten über das Stiftsymbol. Falls es sich hier um ein Portal gehandelt hat, dass keine „Zimmerverknüpfung für alle Raten“ hat müssen Sie hier nun auswählen, welches Portal-Zimmer zu welchem DIRS21-Zimmer gehört. Falls nicht, müssen Sie hier nur noch Häkchen setzen. In den Raten werden Ihnen zusätzlich noch die Obergrenzen angezeigt. Die Obergrenzen definieren, wie viel Prozent Sie von dem jeweiligen tagesaktuellen Kontingent des Zimmers an die Portale geschickt wird. Sie können die Obergrenzen auch in Stück eintragen. Dabei definieren Sie aber nicht, dass nur z.B. 2 Zimmer über das Portal in dieser Rate verkauft werden darf, sondern Sie definieren hier eine Stück-Obergrenze. Ha

ben Sie an einem Tag also 5 Zimmer frei in dieser Kategorie, stellen aber 2 Stück ein, werden nicht mehr als 2 Stück an das Portal übermittelt. Werden dann über das Portal 2 Stück dieser 5 Zimmer gebucht, wird dennoch das Kontingent von 2 an das Portal übermittelt, da es nur eine maximal Obergrenze ist, was an das Portal übermittelt werden darf. Über das „Sperren ab“ können Sie einstellen ab wie vielen noch freien Zimmer dieses Portal, bzw. diese Rate gesperrt werden soll. Haben Sie hier 1 eingetragen, bedeutet das, wenn nur noch ein Zimmer dieser Kategorie frei ist wird das Zimmer bei dem Portal gesperrt. Da die Portale von unterschiedlichen Anbietern sind, können auch nicht alle Daten identisch übermittelt werden. Was über das DIRS21 an das jeweilige Portal übermittelt werden kann sehen Sie in diesem Fenster auf der linken Seite. Dort haben Sie Ihnen eine Legende zusammengestellt. Steht z.B. Verpflegung Nein, bedeutet das nicht, dass die Verpflegung in dieser Rate nicht vorhanden ist, sondern, dass dieses Information nicht von uns an das Portal übermittelt werden kann. Auf der rechten Seite können Sie dann noch auswählen, ob eine andere Rate als die DIRS21 Standardrate an diese Rate gesendet werden soll. Je nachdem was für eine Rate Sie verknüpfen haben Sie spezielle Einstellungen die Sie hier noch setzen können. In der HRS Messerate wären das beispielsweise die Buchungsbedingungen. Speichern Sie Ihre Einstellungen rechts oben ab. Sie haben somit diese Rate verknüpft und die Daten können nun an das Portal übermittelt werden. Kontrollieren Sie am besten nochmal nach, ob die Daten nun im Extranet des jeweiligen Portal ankommen. Es kann aber einige Minuten dauern, bis die Daten vollständig übertragen sind.

Buchungs- und Stornobedigungen & co.

Sonstiges

Wo kann ich die Kreditkarten des Gasts einsehen?

Die Kreditkartendaten stellen wir Ihnen aktuell aufgeteilt zur Verfügung. Dabei erhalten Sie den einen Teil auf der Buchungsbestätigung, die Sie von uns erhalten und den anderen Teil in Ihrem DIRS21 Office in der Buchungsliste. Diese beiden Teile müssen Sie dann zusammenfügen, um die vollständige Kreditkartennummer zu erhalten. Die Kreditkartendaten im DIRS21 Office finden Sie, wenn Sie sich die Buchung über einen der Filter heraussuchen und über das Lupen-Symbol davor öffnen. Unter den Informationen für den anreisenden Gast erhalten Sie einen Button mit der Beschriftung „Kreditkartendaten anzeigen“. Bitte klicken Sie auf den Button um die Daten einsehen zu können. Sollte bei Ihnen ein solcher Button nicht ersichtlich sein kann das mehrere Gründe haben. Gängige Gründe hierfür sind: 1. Die Buchung wurde bereits umgebucht. Wenn das der Fall ist müssen Sie sich die erste Buchung heraussuchen, da wir nur in dieser die Kreditkartendaten abspeichern. 2. Es wurde keine Kreditkarte angegeben. Das können Sie in manchen Fällen dann auch aus der Bemerkung in der Buchung herauslesen. Eventuell steht hier dann „no creditcard needed“. Bitte nehmen Sie dann mit dem Portal Kontakt auf, über das die Buchung getätigt wurde. 3. Wir das Abreisedatum liegt bereits mehr als 10 Tage in der Vergangenheit. Das ist die Frist, bis wann Ihnen die Kreditkartendaten im DIRS21 Office angezeigt werden. Es gibt noch einige andere Gründe, sollte keiner von diesen Gründen auf Sie zutreffen, können Sie sich selbstverständlich gerne an Ihren Ansprechpartner im Support wenden.

Wichtig ist, dass man nie aufhört zu fragen.

Fragen?

Hey Nadine, klick mal hier 🙂